1. Inleiding

Wie wij zijn

De volgende zelfstandige juridische entiteit (die verder wordt aangeduid als ‘VBL Groep’) maakt gebruik van deze privacyverklaring: Besloten vennootschap VBL-Groep B.V., Handelsregisternummer 95980105.

Wat wij doen

VBL Groep ondersteunt organisaties op het gebied van HR, salarisadministratie, loopbaanontwikkeling, werving en selectie, detachering en arbodienstverlening. In het kader van deze dienstverlening verwerkt VBL Groep persoonsgegevens van werknemers, sollicitanten, opdrachtgevers en andere betrokkenen.

Voor het verzorgen van salarisadministratie en bijbehorende HR-processen maakt VBL Groep gebruik van de softwareomgeving van Van Spaendonck Loket en Nmbrs. VBL Groep verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van overeenkomsten met opdrachtgevers, het leveren van overeengekomen diensten, het verstrekken van informatie en advies en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking, beveiliging en bewaring van persoonsgegevens en documenten die VBL Groep in het kader van haar dienstverlening verwerkt. Voor zover Van Spaendonck Loket persoonsgegevens verwerkt in opdracht van VBL Groep, gebeurt dit op basis van een verwerkersovereenkomst. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Van Spaendonck Loket en Nmbrs is opgenomen in hun privacyverklaring, die als bijlagen zijn toegevoegd.

2. Persoonsgegevens, dienstverbandgegevens en documenten

Persoonsgegevens die door ons worden verwerkt

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Geboorteland
• Nationaliteit
• Geslacht
• Burgerlijke staat
• BSN-nummer
• Gegevens ID-bewijs
• IBAN-bankrekeningnummer

Dienstverbandgegevens die door ons worden verwerkt

• Naam werkgever
• Functie
• Datum in dienst
• Datum uit dienst
• Jubileumdata
• Contractsoort
• Afdeling
• Salaris
• Uren per week
• Parttime percentage
• Dienstrooster
• Reiskostenvergoeding
• Afstand woon-werk in kilometers
• Verstrekkingen/vergoedingen
• Inhoudingen
• Gewerkte uren
• Gegevens met betrekking tot pensioen
• Loonbeslag
• Verlof
• Verzuim
• Indien van toepassing: auto van de zaak inclusief cataloguswaarde
• Indien van toepassing: pensioeninhouding
• Indien van toepassing: inhouding personeelsvereniging

Documenten die door ons worden verwerkt en bewaard

• Arbeidscontract
• Wijziging en/of verlenging arbeidscontract
• Beëindiging arbeidscontract
• Opzegging dienstverband
• Correspondentie met betrekking tot arbeidscontract
• Model opgaaf voor de loonheffingen
• Kopie ID-bewijs
• Kopie rijbewijs
• Overeenkomst auto
• Formulieren pensioenfonds/pensioenverzekering
• Formulier aanmelding personeelsvereniging
• Studiekostenovereenkomst
• Personaliaformulier
• Kopie bankpas / IBAN-nummer
• Verklaring ontvangst huisregels / bedrijfsreglement
• Geboorte- / huwelijks- / overlijdenskaarten
• Kopie diploma’s
• Kopie certificaten
• Curriculum Vitae
• Beoordelingsformulier
• Functieomschrijving
• Correspondentie met betrekking tot het dienstverband
• Formulier ter beschikking gestelde apparatuur
• Lening
• Loonbeslag
• VOG

3. Doeleinden, grondslag verwerking en delen van persoonsgegevens

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de met onze klanten gesloten overeenkomsten
• Verstrekken van informatie of adviezen aan onze klanten of relaties
• Onderhouden van contact
• Verbeteren van de dienstverlening
• Naleving van wettelijke verplichtingen

Bij het verwerken en bewaren van de persoonsgegevens houden wij rekening met de 5 vuistregels volgens de wettelijke beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens (Art. 5 AVG):

• Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: persoonsgegevens worden door ons verwerkt op een manier die rechtmatig, behoorlijk en transparant is voor de betrokkene.
• Doelbinding: persoonsgegevens worden voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld en zullen niet verder worden verwerkt op een met die doeleinden onverenigbare wijze.
• Minimale gegevensverwerking: persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Juistheid: persoonsgegevens moeten juist zijn en worden zo nodig geactualiseerd.
• Integriteit en vertrouwelijkheid: persoonsgegevens worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkenen niet langer te identificeren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

4. Bewaartermijnen

Sollicitanten

Gegevens van sollicitanten die niet in dienst zijn gekomen, worden binnen 4 weken vernietigd. Indien de sollicitant hiervoor toestemming heeft gegeven, worden deze gegevens 1 jaar bewaard.

Gegevens na beëindiging dienstverband

Tot 2 jaar na beëindiging dienstverband:

• de sollicitatiebrief
• opdrachten en/of assessments
• referenties van oude werkgevers
• correspondentie met betrekking tot de sollicitatie
• getuigschriften
• de verklaring omtrent gedrag (VOG)
• de arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken)
• correspondentie omtrent de functie
• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan
• correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
• verslagen omtrent de Wet verbetering poortwachter

Tot 5 jaar na beëindiging dienstverband:

• model opgaaf voor de loonheffingen
• kopie identiteitsbewijs

Tot 7 jaar na beëindiging dienstverband:

• basisgegevens
• salarisadministratie
• persoonlijke gegevens ex-medewerker
• datum indiensttreding
• arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken)
• arbeidsvoorwaarden
• afstandsverklaring woon-werkverkeer

5. Privacyrechten

De regels rondom privacy liggen vast in de Europese privacywet: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een uitgebreide beschrijving van de rechten onder de AVG is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Met betrekking tot de persoonsgegevens heeft de betrokkene de volgende rechten:

• Inzage: de gegevens bekijken die verzameld zijn.
• Correctie: gegevens die niet kloppen, laten aanpassen.
• Verwijdering: gegevens die niet (meer) van belang zijn, laten wissen.
• Overdraagbaarheid: gegevens (laten) doorgeven aan een andere organisatie.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens.
• Informatie: informatievoorziening over wat een organisatie met uw persoonsgegevens doet en waarom.
• Beperking: er mogen niet meer gegevens verzameld worden dan nodig zijn.

Bij vragen over persoonsgegevens zullen wij binnen 1 maand reageren en daarin vermelden of wij: het verzoek hebben uitgevoerd; langer de tijd nodig hebben (bijvoorbeeld omdat het verzoek complex is — wij hebben hiervoor maximaal 3 maanden de tijd); of het verzoek niet uitvoeren, bijvoorbeeld omdat wij volgens de wet bepaalde gegevens moeten opslaan.

Klacht?

Indien u meent dat uw privacyrechten worden geschonden, heeft u het recht om daarover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

6. Contactgegevens

VBL-Groep B.V.
Kraaiheide 15
9202 PC Drachten
Telefoon: 0512-571254
info@vblgroep.nl

Bijlagen

Bij deze privacyverklaring horen de privacyverklaringen van de softwareleveranciers die VBL Groep gebruikt voor de salarisadministratie:

• Privacyverklaring Van Spaendonck Loket (wordt toegevoegd)
• Privacyverklaring Nmbrs (wordt toegevoegd)